Delegacje2008

Funkcje programu:

  • rozliczanie wyjazdów odbywających się na terenie Polski
  • rozliczanie wyjazdów odbywających się na poza terenem kraju
  • konfigurowanie ustawień procesu rozliczań wyjazdów służbowych obowiązujący w danej firmie, instytucji czy organizacji
  • określanie wydatków kwalifikowanych oraz niekwalifikowanych ponoszonych podczas wyjazdów
  • definiowanie profili delegacji, w zależności od charakteru wyjazdu
  • określanie osób otrzymujących wygenerowane raporty z odbytych delegacji
  • wprowadzanie na bieżąco informacji z odbytych wyjazdów - ONLINE (zarówno tych odbytych jak i tych planowanych)
  • możliwość zatwierdzania delegacji przez odpowiednie osoby
  • możliwość automatycznego zatwierdzania delegacji
  • zatwierdzane delegacje są automatycznie umieszczane w kalendarzu
  • weryfikacja wprowadzonych odległości z ich rzeczywistym kilometrażem
  • możliwość wprowadzania komentarzy i korekt np. w przypadku niestandardowych tras
  • system automatycznie wylicza diety obowiązujące w Polsce jak i zagranicą
  • podliczanie tzw. "kilometrówek"
  • raportowanie wszystkich lub spełniających zadane kryteria delegacji
  • monitorowanie aplikacji poczynając od jej planowania, aż po etap rozliczania
  • wielowalutowość, ułatwia pracę z aplikacją w przypadku delegacji zagranicznych
  • sortowanie delegacji w celu stworzenia raportu, wg. daty zatwierdzenia, wyjazdu lub przyjazdu z delegacji

Przykład:

Nasz pracownik wyjechał na delegację z Gdańska do Sochaczewa. Delegacja została wcześniej zatwierdzona przez kierownika projektu. Pracownik przebył drogę 450 km, podczas gdy rzeczywista odległość wynosi 400 km. Dlaczego tak zrobił? Może musiał skorzystać z objazdu w związku z remontem dróg, a może chciał naciągnąć firmę na dodatkowe 50 km? Przyczyn może być wiele. Oczywiście nie musi być to nagminne, ale dobrze było by kontrolować tego typu poczynania.

Dlaczego? Po co?

To proste. Jest to poważny problem w wielu firmach. Na przykład po 2 latach przy audycie firmy, biegłego rewidenta, kontroli projektów unijnych, ZUS czy Urzędu Skarbowego lub po prostu przy rozliczeniu transzy projektu UE firma ma poważny problem, ponieważ ten pracownik już nie pracuje. I tak naprawdę nikt nie wie dlaczego to było 450 km, a nie rzeczywiste 400 km.

Wyobraźmy sobie, że z rozliczenia transzy wracają papiery do wyjaśnienia i mamy 1 mln PLN o 2 tygodnie później. Co to oznacza dla firmy - chyba nie muszę mówić.

Dzięki naszej aplikacji unikniesz tego typu sytuacji!

RozliczenieEFS2008

Funkcje programu:

  • monitorowanie rozliczeń wydatków ze ściśle określonymi wytycznymi zgodnymi z przepisami krajowymi i Unii Europejskiej
  • przygotowanie budżetów projektów z uwzględnieniem podziału finansów na kategorie
  • system umożliwia na import budżetu projektów (w postaci XML) wygenerowanych za pomocą programu "Generator wniosków EFS"
  • oszacowanie dostępnych środków do rozporządzenia w danej kategorii lub podkategorii
  • określanie planowanych wydatków związanych z projektami
  • eksport informacji z programów księgowych FK do naszej aplikacji
  • eksport ręczny lub automatyczny o określonej porze np. co miesiąc, co tydzień etc.
  • wysyłanie powiadomień do kierowników projektów o zmianie stanu planowanych wydatków (np. wydano więcej niż planowano)
  • spinanie plan kont ze zdefiniowanymi budżetami projektów
  • określanie stopnia realizacji zaplanowanych projektów
  • szczegółowe informacje o płatnościach (z którego konta, jakiego celu dotyczy, wysokość płatności itp.)
  • lista planowanych i zrealizowanych projektów
  • drukowanie prognozowanych kosztów w wybranym okresie realizacji projektu
  • generowanie zestawień rozliczeń np. w postaci tzw. Tabeli 20
  • planowanie, kontrolowanie i informowanie o wydatkach i oszczędnościach bez konieczności prowadzenia równolegle kilku zestawień dotyczących projektów.
  • możliwość zwiększania precyzji planowania adekwatnie do czasu zbliżania się do terminu rozpoczęcia realizacji
  • tworzenie list dokumentów, które powinny pojawić się przed wydatkiem (np. przetarg, zapytanie o cenę, umowa o dzieło, protokół, raport)
  • raportowanie na dany miesiąc jakie dokumenty powinny się pojawić

Przykład:

Wyobraźmy sobie następującą sytuację. jest 10 grudnia, a my chcemy wiedzieć ile nam zostało wydatków w roku 2008. Po takie informacje idziemy do księgowości, gdzie dostajemy informacje, że ten stos dokumentów, który widzimy u księgowej na biurku, jeszcze nie został zaksięgowany, poza tym jeden z pracowników jest na delegacji, więc wydatki też mogą być różne, a inny pracownik kupił tonery do firmy, tylko jeszcze nie przyjechał, a nie wiemy ile za nie zapłacił. W końcu wychodzimy z księgowości z wielkim znakiem zapytania i ewentualną próbą uzyskania informacji w następnego dnia.

Mimo wszystko chcemy wiedzieć jak wydać pieniądze do końca 2008 roku tak, żeby nie "wpakować się" w koszta niekwalifikowane?

Rozwiązanie jest proste. Dzięki naszej aplikacji przygotujesz wcześniej budżet z podziałem na kategorie, w programie księgowym zarejestrujesz dokumenty z podziałem na projekty. Dzięki funkcji eksportu (ręcznego lub automatycznego) z programu księgowego do programu RozliczenieEFS2008 spinamy w konfiguracji konta z budżetem. Program pokazuje nam wszystkie informacje. Na przykład, że w pozycji "12-delegacje" zaplanowano w grudniu 10 000 zł, a wydano 6 000 zł. W informacji szczegółowej możemy zobaczyć z jakich kont i na co poszły pieniądze.

To nie wszystko co pewien ustalony czas dostajemy e-mail z raportem, a w przypadku przekroczenia planowanych kosztów, odpowiednie powiadomienie.

To zaledwie jedna problematyczna sytuacja, z którą uporasz się dzięki programowi "RozliczenieEFS2008", a funkcjonalność aplikacji jest dużo wyższa.